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步步惊心!一个机关秘书亲历办会38忌之-“会场布置”(收藏)

2023-03-04 00:44:22 1869

摘要:点关注,不迷路!专注发布体制内职场、时政动态,公文写作。办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,其中最为关键的,恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大...

点关注,不迷路!专注发布体制内职场、时政动态,公文写作。

办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单,实则千变万化、学问很深,其中最为关键的,恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态,不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎,才能躲开无处不在的大大小小的陷阱,稍一大意,稍一侥幸,就有可能出现难以挽回的差错和失误。

这样的故事,凡是办过会的同志都能讲出不少。为帮助入行不久的读者尽快掌握办会的本领,我们以不同方式搜集了一批会务服务的故事,希望对读者朋友有所启发。组稿过程中,我们得到了各级办公厅(室)同志们的热烈响应和大力支持,在此表示衷心的感谢!

本文转载自《秘书工作》杂志2017年第9期,原题目为《步步惊心:我亲历的会议服务故事》。

会场布置


1.让会场布置“活”起来

去年,我负责某次讨论会的会场布置。布置好会场后,我请主任来检查。

初步检查后,主任问:“座位是按什么原则安排的?”我信心满满地回答道:“根据之前会议要求,按‘先定中间,再定左右’的顺序,市级领导和讨论组组长排在主桌中间,其他代表按选区和职务一左一右依次排列。”

“这样不行,”主任说,“会场布置不能简单凭经验,要看会议内容和目的。就说座位排列,第一,这次讨论会和一般会议不同,与会人员都是党代表,身份是一样的,不存在职务的高低。第二,讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。想讨论得好,至少要确保主桌上各类代表分布均衡,涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。你再想想,重新调整下。”我这才意识到有些情况还真是没有认真考虑。再看会场,主桌上明显缺少农业、教育、卫生等行业代表,分布确实不合理,而且会场中仅主桌有话筒,未在主桌就座的代表发言很不方便。

回到办公室,我将座次重新排列。第一,主桌上优先安排身份重叠的代表,如既是女性又是教育卫生系统的代表,确保各领域代表在主桌有限的人数中尽量实现均衡分布。第二,涉及重点工作、重要行业的代表,如无法安排在主桌,尽量安排在后排靠中间位置。第三,准备四个无线话筒,分置在后排座位两端,保障未在主桌就座代表的发言。最后,我将会场实际安排情况制作成参会人员座位表,标明代表姓名,与代表基本信息表一同打印出来,放在与会市级领导座位前,以便领导对参会人员信息一目了然。

精心布置后,第二次的会场布置顺利通过了主任的检查。由此可见,会场布置绝非简单机械的重复性工作,做到因需而变、因事而变,方能让会场布置“活”起来,为会议的顺利进行打好基础,提供保障。

2.能否坐得下 尺子会“说话”

一次召开市政协会议,政协主席提出:“以前咱们每次开政协全会,常委们都坐在台下,这次全会能不能想办法都上主席台?”

听到领导这么说,我头一下子大了。要知道,对这个会场我是再熟悉不过了。以往全会,之所以常委们没有上主席台,是因为主席台较小,一般安排四排,每排21人。市政协常委60多人,加上市四大班子领导和其他与会的厅级领导,一共125人,显然坐不下。

这可如何是好?不管怎样,既然领导提出了这样的想法和要求,我们就得努力想办法。我就提议有没有可能再加一排座位,每排也再增加几个座位。后勤组的同志听后马上说:“如果有可能,早就增加了。”我说:“别急,那咱们一起去会场,实地量一量再说。”于是,我们一起到主席台上,拉尺子一量,第一排前沿距主席台前沿近两米,最后一排座椅后沿距后墙有一米多,每排座位左右两端距侧幕也各有半米多宽。果然,会议桌整体前移一米,后边是可以增加一排的,每排会议桌再增加座位也有富余。这样,前后五排,每排25人,市政协常委与其他参会的厅级领导正好全部坐下。

这样一次经历让我明白,惯例也不一定科学,解决问题不能墨守成规,要有求证精神。

3.会场温度控制的“学问”

在一次大型会议召开当天,我提前一小时到达会场,早早把会场空调打开,调至25摄氏度,就去忙其他工作了。出人意料的是,会议开始后不久,会场温度忽然升高。台下的代表们热得纷纷拿起桌上的会议材料当扇子扇起风来。我非常纳闷:明明提前一个小时就开了空调,怎么还这么热?为了保持会场的舒适度,我赶紧降温,把空调温度调至18摄氏度。结果没多久,会场温度过低,一些代表开始打喷嚏。三个半小时的大会结束后,忽冷忽热的室温让不少代表颇有微词。我听到有代表打趣道:“今天会场空调应该是犯了疟疾,咱们是‘热时节热得在蒸笼里坐,冷时节冷得在冰凌上卧’,哈哈哈⋯⋯”我感到很难为情。

会后,我向有经验的同事请教,方才明白会场温度控制还真是有大学问呢!会场越大,温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互,会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后,会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些,这样随着室内人数增多,室温会增高,从偏低变成相对适宜。

这件事给我好好上了一课,会务工作的学问真是一辈子也学不完,开空调这样看似简单的事,里面也有门道呢。

4.会场灯光检查少不得

某大型会议开始前几天,我们开碰头会,各自汇报会议的筹备情况。我汇报完到会议现场踩点的情况后,处里老同志提醒:灯光检查了吗?我心想:那个会场经常用,还有什么可检查的?不过作为会前筹备的必要流程,还是不能大意。于是,我叫上摄像师一起去会场。打开灯,摄像机开机,我坐到主席台上,试拍了一阵。

这一拍可真发现问题了,灯光效果非常不理想。主席台头顶上的灯光打在我的头顶上,拍摄的画面变成了“阴阳脸”。如果用摄像机自带的灯补光,光线直接打在脸上,不仅热得难受,连面前的文件材料都看不清了。

以前这个礼堂开过无数次会,从来没遇到过这个问题,这次是怎么了?我马上向礼堂工作人员了解情况,终于弄清了原因。原来前不久,礼堂主席台的灯改为了LED灯。我马上向领导汇报,协调后勤部门同志解决了这个问题。这件事给我留下了很深的印象,提醒我办会不能“想当然”,按照程序要检查的,一个都不能少。

5.疏漏了记者的席位

一次,我们处负责市质量监督大会的会务工作。筹备、服务这样的会议,对我们处来说是轻车熟路,但我们不敢掉以轻心,全处上下紧锣密鼓,按流程认真统筹安排。

一切都准备就绪,原以为能圆满完成任务,可会议当天居然在座位安排上出了问题——与以往不同的是,此次会议增加了“假冒伪劣产品展示”环节,这是会议的一大亮点,也是大家关注的焦点,因此来了许多媒体记者。但安排座位的工作人员还是按照以往的惯例,仅为媒体留出寥寥几个席位。结果,三四十名记者参会,媒体席位一下子显得捉襟见肘,我们把自己的座位让给记者还是不够,不少摄影记者只能一直站着,会议现场的气氛和效果都打了折扣。

会后,领导对我们提出了批评,与会记者也有抱怨。我们认真反思,深刻认识到,会务工作必须把各种情况考虑周全,决不能疏忽大意,否则真是“一丑遮百俊”,一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。

6.差点出事的会标

办会多年,给我印象最深的是那次县里召开的人代会,我负责会标的布置。

前一晚忙到深夜,会场一切都安排妥当,我去值班室睡了一觉。第二天一早到会场时,我吓了一跳:会标上“届”字下面“由”的边缘已经卷起,仔细查看后发现,原来是暖风惹的祸。这个会场比较大,天气又冷,需要提前几个小时开空调,有一个暖风出风口正好对着“届”字下方,把胶吹化了。为防止胶再次被吹化,我们赶紧把会标上所有字全部用大头针别住。

虽然会议顺利进行,但大家还是心有余悸。如果发现不及时,在会议进行时会标上的字掉落,电视台还现场直播,那后果真是不堪设想。为避免工作中出现类似失误,从此以后我们将用大头针固定会标的内容固化到会议组织流程中。

7.简洁明了的会标

初入职场赶上一次县委召开会议,我负责会标的制作。综合会议的主题和议程,我将会标定为:“两学一做”学习教育动员部署会暨“讲政治守纪律做表率”专项主题活动动员会。核对后我自己还挺满意,就向科长做了汇报。科长看了之后说:“小王,你数数这有多少字,咱们开会的地方挂得下吗?”科长一下子把我问住了。

后来,向同事请教才知道,开会的主席台比较窄,如果将这么多字放在会标上,字间距会非常小,不美观不说,还看不清楚。于是,我征求各方面的意见,并向科长请教,最终将会标定为:“两学一做”学习教育动员会。我也从中学到,会标的制作一定要突出主题、简洁明了。

8.导引牌里的“玄机”

在会场周围,我们经常会摆放导引牌,为参会代表指引会场的位置。制作和摆放导引牌,要注意检查字体、箭头是否清晰,摆放的位置是否合适,一般这项工作由会场的有关部门来负责。但是不是有人负责就可以不管了呢?实践告诉我们并不是,导引牌事先一定要检查。

在一次办会工作中,我就发现了小导引牌里的“大问题”。这次会议在我市的礼堂召开,在办会的前一天,这个礼堂刚刚承办了一场大型文艺汇演。在制作导引牌时,礼堂方面准备不周,缺少大小合适的纸张,就拿文艺汇演主办方剩下的纸张充数。我在检查时发现,粗看也没什么问题,可凑近仔细一看,最底端居然印着一排文艺汇演赞助商的公司标识。虽然公司标识图案小,不注意根本看不出来,但机关的会议不同于商业演出,哪来的“赞助商”?这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗?于是我立即找到符合规范的纸张,协调重新制作导引牌。

事后领导表扬我说,现在是自媒体时代,如果有人把这个导引牌拍照发到网上,就很可能带来负面影响。

9.没有保密柜怎么办

省委领导要到基层召开会议,我随行服务。其中有一个会议内容涉密,与会人员不允许携带任何电子通信设备。会前,基层同志告诉我,条件有限,当地无法提供保密柜,而如果从市里运来时间又来不及。这可把我给急坏了,会议就要开始了,我怎么就没有早作安排啊!

正当我不知所措之时,当地的办公室主任给我提供了一个土办法——将与会人员的手机分别装到信封中,用订书机封口并写上名字,然后交给工作人员统一保管和清点,散会后再取回。这样,没有保密柜的问题顺利解决了。

我也提醒自己,以后办会必须将每一个细节都考虑到,遇到问题多思考、多请教,提高工作应变能力。

10.会上耗材要备足

某年,我参加市两会的组织筹备工作。那年的市两会结束当日加了两个会,后面两个会的议程和名单都要在会上准备,打印量比较大,最后打印需要摆放的出席人员名单时我发现——打印机没有墨了。我摇晃摇晃墨盒,试着又打了几页,可是纸上的墨色还是明显淡了。我一下子急出了一身冷汗:我们没有备用的墨盒。当时我们使用的那台电脑没有刻录功能,现场也没有备用的墨盒。因为是保密电脑,也不能使用移动存储设备。

我们急得满头大汗——这时已是中午,下午三点就要开会,需要打印的量还不少。这时,我只好求助同事,同事急忙送来墨盒,才没有耽误。我也不禁后怕:如果更晚一些发现没墨,来不及应变,肯定会惹出大麻烦。

后来我总结,在外开会,自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备,各类风险依然存在,例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足,确保万无一失。

11.停车场炸响警报声

一次,我市在开发区某会场召开重点企业座谈会,市领导正在讲话,窗外突然传来汽车的警报声,此起彼伏。因为离会场太近,声音很大,即使关上窗也还是很吵,底下的参会者窃窃私语,大家也无心听会了。我赶紧出去查看情况。原来会议停车场就在会场外,紧挨着会场窗户的一辆车警报器出现故障,率先响起来,带动周围几辆车的警报器也一同响个不停,结果严重干扰了会场秩序。

事后,领导虽然没有批评我,但我仍然很内疚。以后再安排会议,虽然不能都把停车场安排在远处,但我会通知工作人员,紧邻会场的几个停车位就不要安排大家停车了,以免类似的情况再次发生。办会,什么想不到的事情都可能发生,多经历、多总结,办会的经验也就丰富了。

12.会场文具赢赞许

一天,同事收到一个快递,是一款多格文具盒,简单的黑色盒子,打开后可以分隔摆放多种文具,是同事给上学的孩子买的。收者无心,看者有意,我也赶紧买了这种盒子。因为服务常委会会议、书记专题会时间久了,我发现这种带有研究、审议性质的会,领导往往需要审阅签批许多文件。过去,会场桌上摆的是“老四样”:座签、话筒、笔筒、记事本。发现审阅文件不便的问题后,我设想在翻阅时加上湿手器,签批时提供各类笔,整理时备好曲别针、长尾夹、订书机。可这一堆东西放上会议桌,杂乱无章,会议桌岂不是变成办公桌了?一拿到文具盒,我就迫不及待把有关文具全部放进去,再把文具盒放进桌斗侧边,需要时再拿出来,问题迎刃而解。之后的会上,桌面非常整洁,领导签批文件也相当方便。

我们处还有几个黑色的大公文包,上面还系着号码牌以便区分。包里装得满满当当的,打开一看,分门别类、整整齐齐:订书机和订书钉、一盒黑色签字笔、一把削好的铅笔、一本稿纸、一摞打印纸、一沓便笺纸,还有信封、回形针、印泥、橡皮、胶水、尺子⋯⋯各种文具应有尽有,还有内部电话本放在夹层里。这就是我们的会议文具包——谁负责会议现场的服务工作,谁就拎上它去会场。几年来,会议文具包立功不少,特别是去外面的会场开会,更是经常派上用场,再也没有发生过会议现场缺东西需要临时去找的情况。

开会时,有关文具的问题看似小事,可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考虑,还是有许多文章可做的。

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