摘要：点关注，不迷路！专注发布体制内职场、时政动态，公文写作。办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单，实则千变万化、学问很深，其中最为关键的，恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态，不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎，才能躲开无处不在的大...
办会是秘书人员的看家本领。会务工作看似简单，实则千变万化、学问很深，其中最为关键的，恐怕是时时刻刻保持一种如临深渊、如履薄冰的心态，不厌其烦、不厌其细、不厌其琐碎，才能躲开无处不在的大大小小的陷阱，稍一大意，稍一侥幸，就有可能出现难以挽回的差错和失误。
这样的故事，凡是办过会的同志都能讲出不少。为帮助入行不久的读者尽快掌握办会的本领，我们以不同方式搜集了一批会务服务的故事，希望对读者朋友有所启发。组稿过程中，我们得到了各级办公厅（室）同志们的热烈响应和大力支持，在此表示衷心的感谢！
本文转载自《秘书工作》杂志2017年第9期，原题目为《步步惊心：我亲历的会议服务故事》。
1.让会场布置“活”起来
去年，我负责某次讨论会的会场布置。布置好会场后，我请主任来检查。
初步检查后，主任问：“座位是按什么原则安排的？”我信心满满地回答道：“根据之前会议要求，按‘先定中间，再定左右’的顺序，市级领导和讨论组组长排在主桌中间，其他代表按选区和职务一左一右依次排列。”
“这样不行，”主任说，“会场布置不能简单凭经验，要看会议内容和目的。就说座位排列，第一，这次讨论会和一般会议不同，与会人员都是党代表，身份是一样的，不存在职务的高低。第二，讨论会的主要目的是审查报告、畅谈思路、建言献策。想讨论得好，至少要确保主桌上各类代表分布均衡，涉及重点工作、重点行业的代表也要往中间靠。你再想想，重新调整下。”我这才意识到有些情况还真是没有认真考虑。再看会场，主桌上明显缺少农业、教育、卫生等行业代表，分布确实不合理，而且会场中仅主桌有话筒，未在主桌就座的代表发言很不方便。
回到办公室，我将座次重新排列。第一，主桌上优先安排身份重叠的代表，如既是女性又是教育卫生系统的代表，确保各领域代表在主桌有限的人数中尽量实现均衡分布。第二，涉及重点工作、重要行业的代表，如无法安排在主桌，尽量安排在后排靠中间位置。第三，准备四个无线话筒，分置在后排座位两端，保障未在主桌就座代表的发言。最后，我将会场实际安排情况制作成参会人员座位表，标明代表姓名，与代表基本信息表一同打印出来，放在与会市级领导座位前，以便领导对参会人员信息一目了然。
精心布置后，第二次的会场布置顺利通过了主任的检查。由此可见，会场布置绝非简单机械的重复性工作，做到因需而变、因事而变，方能让会场布置“活”起来，为会议的顺利进行打好基础，提供保障。
2.能否坐得下 尺子会“说话”
一次召开市政协会议，政协主席提出：“以前咱们每次开政协全会，常委们都坐在台下，这次全会能不能想办法都上主席台？”
听到领导这么说，我头一下子大了。要知道，对这个会场我是再熟悉不过了。以往全会，之所以常委们没有上主席台，是因为主席台较小，一般安排四排，每排21人。市政协常委60多人，加上市四大班子领导和其他与会的厅级领导，一共125人，显然坐不下。
这可如何是好？不管怎样，既然领导提出了这样的想法和要求，我们就得努力想办法。我就提议有没有可能再加一排座位，每排也再增加几个座位。后勤组的同志听后马上说：“如果有可能，早就增加了。”我说：“别急，那咱们一起去会场，实地量一量再说。”于是，我们一起到主席台上，拉尺子一量，第一排前沿距主席台前沿近两米，最后一排座椅后沿距后墙有一米多，每排座位左右两端距侧幕也各有半米多宽。果然，会议桌整体前移一米，后边是可以增加一排的，每排会议桌再增加座位也有富余。这样，前后五排，每排25人，市政协常委与其他参会的厅级领导正好全部坐下。
这样一次经历让我明白，惯例也不一定科学，解决问题不能墨守成规，要有求证精神。
3.会场温度控制的“学问”
在一次大型会议召开当天，我提前一小时到达会场，早早把会场空调打开，调至25摄氏度，就去忙其他工作了。出人意料的是，会议开始后不久，会场温度忽然升高。台下的代表们热得纷纷拿起桌上的会议材料当扇子扇起风来。我非常纳闷：明明提前一个小时就开了空调，怎么还这么热？为了保持会场的舒适度，我赶紧降温，把空调温度调至18摄氏度。结果没多久，会场温度过低，一些代表开始打喷嚏。三个半小时的大会结束后，忽冷忽热的室温让不少代表颇有微词。我听到有代表打趣道：“今天会场空调应该是犯了疟疾，咱们是‘热时节热得在蒸笼里坐，冷时节冷得在冰凌上卧’，哈哈哈⋯⋯”我感到很难为情。
会后，我向有经验的同事请教，方才明白会场温度控制还真是有大学问呢！会场越大，温度越难控制。因为人体热量和外界环境不断交互，会改变外界环境温度。会场无人时和代表入座后，会场温度自然会发生变化。因此夏天要提前把室温调得比正常温度更低一些，这样随着室内人数增多，室温会增高，从偏低变成相对适宜。
这件事给我好好上了一课，会务工作的学问真是一辈子也学不完，开空调这样看似简单的事，里面也有门道呢。
4.会场灯光检查少不得
某大型会议开始前几天，我们开碰头会，各自汇报会议的筹备情况。我汇报完到会议现场踩点的情况后，处里老同志提醒：灯光检查了吗？我心想：那个会场经常用，还有什么可检查的？不过作为会前筹备的必要流程，还是不能大意。于是，我叫上摄像师一起去会场。打开灯，摄像机开机，我坐到主席台上，试拍了一阵。
这一拍可真发现问题了，灯光效果非常不理想。主席台头顶上的灯光打在我的头顶上，拍摄的画面变成了“阴阳脸”。如果用摄像机自带的灯补光，光线直接打在脸上，不仅热得难受，连面前的文件材料都看不清了。
以前这个礼堂开过无数次会，从来没遇到过这个问题，这次是怎么了？我马上向礼堂工作人员了解情况，终于弄清了原因。原来前不久，礼堂主席台的灯改为了LED灯。我马上向领导汇报，协调后勤部门同志解决了这个问题。这件事给我留下了很深的印象，提醒我办会不能“想当然”，按照程序要检查的，一个都不能少。
5.疏漏了记者的席位
一次，我们处负责市质量监督大会的会务工作。筹备、服务这样的会议，对我们处来说是轻车熟路，但我们不敢掉以轻心，全处上下紧锣密鼓，按流程认真统筹安排。
一切都准备就绪，原以为能圆满完成任务，可会议当天居然在座位安排上出了问题——与以往不同的是，此次会议增加了“假冒伪劣产品展示”环节，这是会议的一大亮点，也是大家关注的焦点，因此来了许多媒体记者。但安排座位的工作人员还是按照以往的惯例，仅为媒体留出寥寥几个席位。结果，三四十名记者参会，媒体席位一下子显得捉襟见肘，我们把自己的座位让给记者还是不够，不少摄影记者只能一直站着，会议现场的气氛和效果都打了折扣。
会后，领导对我们提出了批评，与会记者也有抱怨。我们认真反思，深刻认识到，会务工作必须把各种情况考虑周全，决不能疏忽大意，否则真是“一丑遮百俊”，一个小小的疏漏就可能让之前的付出变得苍白无力。
6.差点出事的会标
办会多年，给我印象最深的是那次县里召开的人代会，我负责会标的布置。
前一晚忙到深夜，会场一切都安排妥当，我去值班室睡了一觉。第二天一早到会场时，我吓了一跳：会标上“届”字下面“由”的边缘已经卷起，仔细查看后发现，原来是暖风惹的祸。这个会场比较大，天气又冷，需要提前几个小时开空调，有一个暖风出风口正好对着“届”字下方，把胶吹化了。为防止胶再次被吹化，我们赶紧把会标上所有字全部用大头针别住。
虽然会议顺利进行，但大家还是心有余悸。如果发现不及时，在会议进行时会标上的字掉落，电视台还现场直播，那后果真是不堪设想。为避免工作中出现类似失误，从此以后我们将用大头针固定会标的内容固化到会议组织流程中。
7.简洁明了的会标
初入职场赶上一次县委召开会议，我负责会标的制作。综合会议的主题和议程，我将会标定为：“两学一做”学习教育动员部署会暨“讲政治守纪律做表率”专项主题活动动员会。核对后我自己还挺满意，就向科长做了汇报。科长看了之后说：“小王，你数数这有多少字，咱们开会的地方挂得下吗？”科长一下子把我问住了。
后来，向同事请教才知道，开会的主席台比较窄，如果将这么多字放在会标上，字间距会非常小，不美观不说，还看不清楚。于是，我征求各方面的意见，并向科长请教，最终将会标定为：“两学一做”学习教育动员会。我也从中学到，会标的制作一定要突出主题、简洁明了。
8.导引牌里的“玄机”
在会场周围，我们经常会摆放导引牌，为参会代表指引会场的位置。制作和摆放导引牌，要注意检查字体、箭头是否清晰，摆放的位置是否合适，一般这项工作由会场的有关部门来负责。但是不是有人负责就可以不管了呢？实践告诉我们并不是，导引牌事先一定要检查。
在一次办会工作中，我就发现了小导引牌里的“大问题”。这次会议在我市的礼堂召开，在办会的前一天，这个礼堂刚刚承办了一场大型文艺汇演。在制作导引牌时，礼堂方面准备不周，缺少大小合适的纸张，就拿文艺汇演主办方剩下的纸张充数。我在检查时发现，粗看也没什么问题，可凑近仔细一看，最底端居然印着一排文艺汇演赞助商的公司标识。虽然公司标识图案小，不注意根本看不出来，但机关的会议不同于商业演出，哪来的“赞助商”？这不是跟会议严肃的性质背道而驰吗？于是我立即找到符合规范的纸张，协调重新制作导引牌。
事后领导表扬我说，现在是自媒体时代，如果有人把这个导引牌拍照发到网上，就很可能带来负面影响。
9.没有保密柜怎么办
省委领导要到基层召开会议，我随行服务。其中有一个会议内容涉密，与会人员不允许携带任何电子通信设备。会前，基层同志告诉我，条件有限，当地无法提供保密柜，而如果从市里运来时间又来不及。这可把我给急坏了，会议就要开始了，我怎么就没有早作安排啊！
正当我不知所措之时，当地的办公室主任给我提供了一个土办法——将与会人员的手机分别装到信封中，用订书机封口并写上名字，然后交给工作人员统一保管和清点，散会后再取回。这样，没有保密柜的问题顺利解决了。
我也提醒自己，以后办会必须将每一个细节都考虑到，遇到问题多思考、多请教，提高工作应变能力。
10.会上耗材要备足
某年，我参加市两会的组织筹备工作。那年的市两会结束当日加了两个会，后面两个会的议程和名单都要在会上准备，打印量比较大，最后打印需要摆放的出席人员名单时我发现——打印机没有墨了。我摇晃摇晃墨盒，试着又打了几页，可是纸上的墨色还是明显淡了。我一下子急出了一身冷汗：我们没有备用的墨盒。当时我们使用的那台电脑没有刻录功能，现场也没有备用的墨盒。因为是保密电脑，也不能使用移动存储设备。
我们急得满头大汗——这时已是中午，下午三点就要开会，需要打印的量还不少。这时，我只好求助同事，同事急忙送来墨盒，才没有耽误。我也不禁后怕：如果更晚一些发现没墨，来不及应变，肯定会惹出大麻烦。
后来我总结，在外开会，自带电脑、打印设备和电子版名单也并不意味着万事俱备，各类风险依然存在，例如打印机墨盒等耗材一定要想办法备足，确保万无一失。
11.停车场炸响警报声
一次，我市在开发区某会场召开重点企业座谈会，市领导正在讲话，窗外突然传来汽车的警报声，此起彼伏。因为离会场太近，声音很大，即使关上窗也还是很吵，底下的参会者窃窃私语，大家也无心听会了。我赶紧出去查看情况。原来会议停车场就在会场外，紧挨着会场窗户的一辆车警报器出现故障，率先响起来，带动周围几辆车的警报器也一同响个不停，结果严重干扰了会场秩序。
事后，领导虽然没有批评我，但我仍然很内疚。以后再安排会议，虽然不能都把停车场安排在远处，但我会通知工作人员，紧邻会场的几个停车位就不要安排大家停车了，以免类似的情况再次发生。办会，什么想不到的事情都可能发生，多经历、多总结，办会的经验也就丰富了。
12.会场文具赢赞许
一天，同事收到一个快递，是一款多格文具盒，简单的黑色盒子，打开后可以分隔摆放多种文具，是同事给上学的孩子买的。收者无心，看者有意，我也赶紧买了这种盒子。因为服务常委会会议、书记专题会时间久了，我发现这种带有研究、审议性质的会，领导往往需要审阅签批许多文件。过去，会场桌上摆的是“老四样”：座签、话筒、笔筒、记事本。发现审阅文件不便的问题后，我设想在翻阅时加上湿手器，签批时提供各类笔，整理时备好曲别针、长尾夹、订书机。可这一堆东西放上会议桌，杂乱无章，会议桌岂不是变成办公桌了？一拿到文具盒，我就迫不及待把有关文具全部放进去，再把文具盒放进桌斗侧边，需要时再拿出来，问题迎刃而解。之后的会上，桌面非常整洁，领导签批文件也相当方便。
我们处还有几个黑色的大公文包，上面还系着号码牌以便区分。包里装得满满当当的，打开一看，分门别类、整整齐齐：订书机和订书钉、一盒黑色签字笔、一把削好的铅笔、一本稿纸、一摞打印纸、一沓便笺纸，还有信封、回形针、印泥、橡皮、胶水、尺子⋯⋯各种文具应有尽有，还有内部电话本放在夹层里。这就是我们的会议文具包——谁负责会议现场的服务工作，谁就拎上它去会场。几年来，会议文具包立功不少，特别是去外面的会场开会，更是经常派上用场，再也没有发生过会议现场缺东西需要临时去找的情况。
开会时，有关文具的问题看似小事，可从让与会者使用方便、提高会议效率的角度考虑，还是有许多文章可做的。
