会展活动网大型公司年会团建活动会场地布置策划

本文来源丨公关之家，作者丨404号房客

大家对于展会肯定不陌生，比如每年在深圳举办的“深圳高交会”、“深圳时装周”、“文博会”、“深圳家具展”、“深圳婚博会”、“深圳动漫展”等，都吸引了大量的群众前去观看，然后大家去到展会现场，往往能看到几十甚至上百家行业相关的企业来参展，大部分企业或组织一般会租赁2-3天的展位，摆放好旗舰产品，然后在公众号发布一篇《xx品牌在xx展会大放异彩争奇斗艳》的软文走个流程，而有的品牌则会精心策划，布置展会现场，呈现精彩有料的创意节目，成为展会上最为吸睛的亮点，吸引众多游客驻足观看。那么，面对大大小小不同行业的展会，企业应该如何进行会展活动策划呢？

一、市场调研

不同的展会有不同的主办方和承办方，有的是政府机构主导，有的是民间组织发起，不同的展会活动有不同的影响力，不同的展位的价格是怎样，现场人流量有多少，参与企业有多少家，要对不同的展会做好市场调研，选择效果最好的几家展会去参加就可以了。

比如深圳时装周就是由深圳市人民政府主办、深圳市经济贸易和信息化委员会组织承办，已经举办了四届，每年开幕式政府领导都会亲自出席，是一项具有重要行业影响力的活动，在广东的大部分服装企业都会参与，是一个非常好的品牌展示和曝光的机会，也能帮助企业发掘招商合作。

值得一提的是，有些展会对于参与企业的资质审核会特别久，需要提前半年甚至一年做好商务洽谈并提交相关材料，这些是需要特别注意的。

二、制定方案

确定参与展会后，就需要制定详细的活动方案，包括参展活动的主题、流程、目的、时间、参展范围、展示品、会展活动、布置方案、差旅方案、现场人员、预算、宣传通稿等。

在活动流程上，要根据预算合理安排，比如在汽车展上企业就可以安排汽车摄影展览、车模走秀、试乘试驾、门票抽奖、汽车知识有奖问题、网红表演等。除此之外，还可以安排商务洽谈、招商引资、高峰论坛、新款车型展示、性能展示等环节。

三、确定人员并培训

根据活动规模选择具体要带的人数，比如小型展位，带3人左右即可，一个领导+两名员工，分别负责物料摆放、商务接待、合作洽谈等事宜，但如果展位较大，还准备了其他环节，就要多带一些人员，去负责不同的事务。另外，对于展会现场的接待和咨询，要对员工做好专门的话术培训，展现更好的企业形象。

四、物料准备

制作好相关海报、准备易拉宝、X展架、横幅、彩球、宣传手册、名片、DM单、展会宣传片、招商手册、客户参展邀请函、企业会刊、登记手册、参展产品等，如果要布置舞台，还要准备相应的配套设施如灯光、音响、摄像头、耳麦等，还要邀请表演人员和主持人。

五、展台布置及展示

对于企业来说，展会是一个很好的进行产品展示、吸纳经销商、寻求合作的平台，所以就算展会行业越发不景气，但依然有部分企业会花费几十万甚至上百万预算去参加展会。在展会现场，大部分企业的布置方式较为传统，一张咨询台，然后摆放好货架展示产品，在摆放几张桌椅方便客户过来进行商谈，还有就是将各类小礼品醒目的摆放在咨询台上，方便发放给前来参展的游客（前提是扫码关注公众号）。

小型展位的布置大概就是如此，而那些大型展位就比较丰富和具体了，比如服装展上，有些品牌会安排T台，请一些国内外模特定时展示品牌的当季流行新品，还会设置一些VR选款机，方便顾客预览自己穿上某件款型的具体效果，然后还有安排取景框，方便游客和高挑的美女模特合影，总之，具体展位的布置要看方案如何设置。

六、商务洽谈

涉及到商务洽谈环节，要做好相关的接待工作，比如核心客户过来，是否要安排相应的差旅和住宿饮食，然后现场的话，要涉及到登记、咨询、引导、客户接送等服务，对于其他潜在客户，也要做好相应的商务礼仪，由企业高层出面会见和洽淡，发放好企业相关的纪念品等。

七、媒体宣传

一方面，展会本身会通过电视、报纸、广播、杂志、专业垂直媒体、门户网站等渠道对展会进行多方面的预热，那么企业可以通过与组委会达成合作，在宣传通稿、展览资料中进行品牌露出，达到预热的宣传效果。另一方面，企业可以通过自己的渠道去进行预热，比如公众号、搜狐号、新浪微博等自媒体，另外还可以寻找当地的生活媒体开展宣传合作进行推广，比如在深圳的展会就可以寻找深圳在线、深圳本地宝、深圳吃喝等自媒体。

在展会参加时、结束后，都可以通过以上方式进行跟进报道，进行企业和品牌的宣传，对活动亮点、现场人气、客户认可、合作开展等方面进行阐述，树立企业良好形象。

八、活动预算

参加展会的整个预算要看具体活动方案的大小，有的企业可能花费几万元就搞定了，而有的企业则会花费几十万甚至上百万。会展活动的预算主要包括以下几个方面：展位费用、交通出行、参展礼品、特色活动、兼职人员工资、住宿费、餐饮费、宣传资料印刷费、活动物料采购、媒体宣传费等。

九、活动评估和复盘

会展活动结束后，要对活动整体进行数据整理和总结，比如接待了多少客户、联系到了多少潜在客户、微信公众号涨粉数、媒体发稿数量、品牌露出数据、会展活动软文阅读数等，都要做好记录并存档，然后对活动的整体效果进行总结，寻求可优化的方案，方便下次呈现出更好的展会效果。

本文摘自 中国公关行业门户网站——公关之家